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主题:美特斯邦威流程手册

木夫

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美特斯邦威集团公司成都分公司

 

 

 

流 程 手 册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

成 都 美 特 斯 邦 威 服 饰 有 限 责 任 公 司

 

 

 

一    行政部--------------------------------------------------------------------1

 

二    财务部--------------------------------------------------------------------2

 

三    拓展部--------------------------------------------------------------------3

 

四    销售部--------------------------------------------------------------------4

 

五    计划数据中心-----------------------------------------------------------5

 

六    配送中心-----------------------------------------------------------------6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

美特斯邦威集团公司成都分公司

 

 

 

流 程 手 册

 

行 政 部

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

成 都 美 特 斯 邦 威 服 饰 有 限 责 任 公 司

(附工作流程图)

行政部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤、食堂的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。

 

具体工作流程

一、             执行公司证照申办流程

成立公司或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。

成立公司

营业执照申办

组织机构代码证申办

税务登记证申办

 

 


二、             执行公司证照印鉴管理:

对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是公章的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免出现不良事件。

使用部门申请

 


部门主管审核

 


归档管理存放

 


印鉴、证照编号

 

 

经理审批签字

借阅、使用登记

按时归还、存放

专管人员核对

 

 

 


三、              执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:

月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符。

检查验收

部门申请

出入登记

月末盘存

帐物相符

监督检查

物品采购

经理审批

请购计划单

查看库存

 

 

 

 

 


四、执行固定资产及低值易耗品的管理:

对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。

资产分类

建立台帐清单

每月盘存

核对帐物

 

 


四、             执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理

    行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认。

维修申请

准备材料

安排维修

维修结束

检查验收

 

 


五、             执行文件档案的归档管理:

根据不同种类档案的特点,做好系统编目、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。

文件、资料收集

分类整理编号

立卷归档

装订成册存放

 

 


六、             文件资料收发、复印、传真、打印管理:

各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门;

文件资料的收发

行政审阅

上传下达

准确记录

文件资料复印、传真、打印、

 

 

 


七、             执行各种费用的支付:

按时申请、交纳公司各项费用,例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。

统计各项所要交纳费用

申请审批资金

部门主管审批

领导审批签字

支付各项费用

归类登记管理

 

 

 

 


八、             执行对外关系建立维护:

建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。

关系建立

沟通协调

经常维护

情况汇报

合理调整

 

 


九、执行处理突发事件。

公司各种突发事件出现后,行政部门在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。

突发事件出现

减少不利影响

处理结果汇报

妥善解决处理

及时汇报领导

主要情况收集

 

 

 

 


十、后勤服务保障。

行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对食堂、宿舍、车辆的管理,为员工提供较为良好的生活、住宿环境,在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况,收集员工建议,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。

 

拟定制度

加强检查

收集建议

提高质量

员工满意

 

 


安全工作是企业的一项重要工作,行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要真正做到天天讲安全、处处抓安全,人人有安全、保密意识,只有安全保密工作做到位了,才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

熟悉安全制度

组织实施检查

确保整体安全

提高防范意识

规划教育培训

明确保卫目标

 

 

 

 

 


十二、日常事务处理。

行政部门的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。总体来讲,行政部门属于服务保障部门,是为其他部门包括店铺服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

 

当日计划工作

临时事务处理

择其轻重处理

注重时效结果

保证正常工作

提高服务意识

 

 

 

 


十三、执行上级交办事务:

优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。

接受上级交办任务

及时完成

保质保量

汇报结果

 

 

 

 

 

 

 

 

 


人事日常工作流程手册

第一章 前 言
第一条 为使本公司人事作业正轨化、制度化,能在有序可循的情况下,使本公司人事统一、脉络一贯,并加强人事部门与各部门间的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本程序。

第二章 主 办
第二条 人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理,下设人事专员一人,负责下列全盘人事业务。                                                      

第三章 招募甄试
第三条 人员招募作业程序如下
(
)人事专员处收到“增补人员申请单”时,即行拟订招募计划,内容包括下列项目:
1.
招募职位名称及名额;
2.
资格条件限制;
3.
职位预算薪金;
4.
预定任用日期;
5.
通报稿或登报稿(诉求方式)拟具;
6.
资料审核方式及办理日期(截止日期)
7.
甄试方式及时程安排(含面谈主管安排)
8.
场地安排;
9.
工作能力安排;
10.
准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)
(
)诉求:即将招募消息告诉大众及求职人,如下:
1.
登报征求:先拟广告稿,估计刊登费,决定刊登何报、何时,然后联络报社。
2.
同仁推荐:以海报或公告方式进行。
(
)应征信息处理:
1.
诉求消息发出后,会收到应征资料,经审核后,对合格应征者发出"初试通知单""复试通知单",通知前来本公司接受甄试。
2.
不合格应征资料,归档一个月后销毁,但有要求退件者,应给予退件。为了给社会大众一个好的印象,对所有未录取者发致谢函"也是应有的礼貌。          ()甄试:新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.
笔试包括下列:
(1)
专业测验(由申请单位拟订试题)
(2)
领导能力测验(适合干部级)
2.
面谈:由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈,面谈时应注意:
(1)
要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松;
(2)
要了解自己所要获知的答案及问题点;
(3)
要了解自己要告诉对方的问题;
(4)
要尊重对方的人格;
(5)
将口试结果随时记录于"面谈记录表"
3.
如初次面谈不够周详,发出“复试通知单",再次安排约谈。
(
)背景调查:
经甄试合格,初步决定的人选,视情况应做有效的背景调查。(限管理级员工)
(
)结果评定:
经评定未录取人员,先发出谢函通知,将其资料归入储备人才档案中,以备不时之需。评定录用人员经总经理核准,行政部部发出“报到通知单",并安排职前训练有关准备工作。
(
)注意事项:
应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权,注意保密工作。            

第四章 任 用
第十四条 经核定录用人员,由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单",请他于报到时携带下列资料:
(
)填写本公司新进职工录用表;
(
)缴验学历证及身份证;
(
)缴验近期正面半身免冠照片;
(
)缴验体检合格证明;
(
)缴验计划生育证明;
(
)缴验经济担保书;
(
以上应缴资料视情况可增减)
第十五条 干部人员任用,视情况可发给"聘任书"
第十六条 新进人员于报到日,行政部应检收其应缴资料,若资料不全,应限期补办,否则首月薪资可暂扣发。
第十七条 行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到,逐项协助办理下列:
(
)领取员工相关文具用品;
(
)填写制考勤卡并解释使用;
(
)领取办公桌锁匙;
(
)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。
(
)行政部应引导新进人员向部门主管报到。
第十八条 人员报到完毕随后应办理下列事项:
(
)填写"人员异动记录簿"
(
)更新员工花名册。
(
)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。

第五章
第十九条 原则上行政人员及营业员试用期为三个月(配送仓工人、司机试用二个月),期满合格者,办理转正手续才正试聘用,个别试用成绩突出者,可提前转正。行政部部每月15日发出当月转正人员《考核表》,由被考核人填写工作小结后,导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同。

第二十条 行政部根据考核表发给"试用期满通知"。
第二十一条 行政部发出“试用期满通知”后,并依不同的批示,分别办理下列事项: (一)试用不合格者,另发给通知单。
(二)调(升)职者,由行政部办理异动作业。
(三)薪资变更者,由行政部办理调薪。
第二十二条 前条办理完毕后,考核表应归入个人档案中。
第二十三条 新进人员在试用期中,表现不合要求,部门主管认为有必要停止试用时,可立即提前办理考核,并签人员异动申请单,报请权限主管核定停止试用。

第六章 异 动
第二十四条 晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理临时考核,转行政部签注意见后,呈权限主管批示。
第二十五条 调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签,转行政部签注意见后,呈权限主管核定。
第二十六条 未批准的升、降、调申请单退回申请部门。经批准的申请单则由行政部依据发布"人事异动通知",副本抄送申请部门及本人,并限期办理业务移交手续,履任新职。行政部应立即变更薪资名册。
第二十七条 经批准异动后,涉及调整薪资者,行政部应根据人事异动申请单批示,填制薪资调整通知单"办理调薪。

第七章 请 假
第二十八条 员工因故请假,应至行政部领取请假单,依权限逐级呈核,再转回行政部登记于考勤卡(表)上。
第二十九条 休假作业应另参照《人事管理规章》有关规定办理。

第八章 考 勤
第三十条 各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表送行政部备查;
第三十一条 如需变更出勤与轮休时间,或补充新进人员出勤时间,应填"出勤时间调整单",经权限主管核准后,转行政部登记备查。
第三十二条 员工因加班、调休、请假,先至行政部领取"加班单、调休单、请假单";经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。
第三十三条 员工因公于上班中外出,应填写"外出登记表"送部门主管核准后,交行政部备查。
第三十四条 因公而未打卡,应通知行政部呈上级主管核签。
第三十五条 下班忘记打卡,可由本人找直属主管或行政部签证,若未签卡者一律以旷工论。(每月不准超过3次)
第三十六条 行政部于每日检视考勤卡(表),遇异常状况或违规事情,应即主动签办,并与部门主管联络。
第三十七条 员工出勤情况,行政部应于每月终了后,编制《加班、调休、请假》一式两份,一份本部门留底核计薪资加扣,一份交给各部门公布,限三日内接受更正申请。
第三十八条 行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中),逐月依据考勤表予以登录,经登录后考勤表即可销毁作废。
第三十九条 每一年度终了,行政部应即依据年度考勤统计表,统计是否有未休完特别假的人员。
第四十条 每一年度终了后,行政部应即调查编制次年度享有特别假人员名单,予以造册呈准后公布实施。
第四十一条 有关考勤作业,请参照"人事管理规章"有关规定办理。

第九章 出 差
第四十二条 出差作业,应参照财务部"出差管理办法"规定办理。

第十章 奖 惩
第四十三条 员工遇有功过奖惩时,可由建议人填报"奖惩建议申请单"公文,先由行政部签注意见后,呈经理核定。
第四十四条 行政部根据核准奖惩建议申请单发布"奖惩通知单"公文,副本抄送本人部门及本人知照,另一份留底本部门月底加扣薪资。
第四十五条 行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。
第四十六条 奖惩作业应另参照"奖惩办法"规定办理。

第十一章 考 核
第四十七条 考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种,其处理程序如下:
(
)年中、年终考核:全年度分两次考核上半年(11日至630日)、下半年(71日至1231日)各考核一次。具体程序参照〈美邦集管字(200319号文件〉
(
)试用期考核:员工试用期(职员三个月,工人二个月),由试用单位主管负责考核,并报公司分管领导审核,期满考核合格者,填具“试用人员考核表”,报经理批准后转正。

(三)临时考核
为申请升降职,应附办理临时考绩,以作上级批示决策参考依据。
第四十八条 考绩表办理完毕,存于个人资料袋内,并予以登录。
第四十九条 考绩作业应另参照"考绩办法"规定办理。

第十二章 薪 资
第五十条 每月1日前将上月新进人员工资档案传真总部核准,行政部应于每月5日前整理上月到职的新进人员,将核准工资登录于"薪资名册"。并依据工资标准核算工资。第五十一条 行政部应于每月25日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表,经相关部门主管审批(行政人员需经部门主管、行政部、公司经理、总部核准;店铺人员需经店长、销售主管、行政部、公司经理核准)。经核准后登记于薪资名册,并依据核准薪资标准核算工资。
第五十二条 经批准离职员工,行政部应据此填制薪资通知单办理停薪,由行政主管审核签章,登录于薪资名册后次月计算工资。
第五十三条 核薪与调薪案件于归档前,应登录于个人资料卡内。
第五十四条 每月10日前将上月工资核算完毕,经财务部主管、出纳、公司经理审核后连同相关人事月报表(人事成本分析、人员变动表、人事月报表)传真总部核准。                   第五十五条 每月15日发放上月工资(公司开除、辞退行政人员者应当日结算工资,辞职者应在每月15日结算工资,但店员有奖金、赔偿必须每月15日结算工资)。

第十三章 训 练
第五十六条 职前训练
新进人员于报到后,行政部应办理以下职前教育:
(
)介绍公司历史背景、经营方针、工作环境;
(
)简介各部门组织、职责、作业状况;
(
)相关人事管理制度及注意事项;
(
)介绍各部门办公室及主管。
第五十七条 在职训练
(
)行政部于年度开始,依所需培训目标、对象、课程、教材、预算,拟订训练计划。
(
)行政部于培训期中,应严予考核。
(
)员工于接受培训后,视需要提出心得报告,成绩优劣列入考核依据。
第五十八条 专业培练
(
)专业知识,视必要可办理专案培训。
(
)搜集专业报导或讲座教材,印发给每位员工。
(
)各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、训练。
第五十九条 培训作业应另参照"培训办法"规定办理。

第十四章 辞 职
第六十条 正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职,应于15天前提出辞职申请书,由部门主管及行政部主管签具意见后,呈公司经理核准,再转回行政部,行政部凭此办理停薪手薪。
第六十一条 行政部依据辞职申请书发给"离职通知单",通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项,逐项办理移交,办理完毕后,由行政部审核无误后,并签署意见后计当月薪资。
第六十二条 行政部根据离职通知单于当日即行办理下列事项:
(
)登记于人员异动记录簿内。
(
)注销行政部控制的人员状况表内登记。
(
)登记个人资料卡,注销个人资料档案,将资料存入离职档案袋。
第六十三条 行政部视情况应约谈离职人员,并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案,以作为人事流动率检查参考。

第十五章 移 交
第六十四条 各级主管人员及业务承办人员因故离职时,应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册,在监交人监督下点交接任的人员,并会同接任人员提出移交报告书。第六十五条 移交时应造清册名称如下:
(
)印章戳记清册。
(
)所属人员薪资单册。
(
)未办或未了重要案件目录。
(
)保管文卷目录。
(
)职责事务目录。
(
)上级指定专案移交事项清册。

第十六章 劳工保险
第六十六条 人员于报到日时,由行政部登记办理投加保,生效日以到职日为准。第六十七条 人员于退职日当天,行政部应即办理退保。
第六十八条 投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时,应由行政部填报"投保薪资调整单" 
第六十九条 行政部应每月统计列册个人负担保费,核算当月工资时从薪资内扣缴。第七十条 每月月底核对社保缴费明细,如有误及时与社保局核对。               第七十一条 保存社保相关资料,社保登记证年底需年检。

第十七章 资料管理
第七十二条 各种人事命令、通知公布一周后,连同该案核准凭证(申请单或签呈)合并归档。
第七十三条 每月初依据人员异动记录簿编制"人事异动月报表",呈核阅后,列入人事流动率检查依据。
第七十四条 行政部应于每月10日编制各主管名册,送守卫或总机备查(如未异动可具文报备)
第七十五条 员工若有需要"服务证明书""离职证明书",可至行政部说明申请理由,由经办人填写证明。
第七十六条 人事单位应备档案包括下列:
(
)人事异动案。
(
) 人事奖惩案。
(
)人事考绩案。
(
)人事训练案。
(
)人事规章案。
(
)人事勤务案。
(
)人事表报案。
(
)福利案。
(
)文康活动案。
(
)涉外事件案。
(
十一)收发文登记簿。

第十八章 其 他
第一二条 本作业程序,应另参照"人事管理规章"有关规定办理,如有疑义,可由行政部主管解释运用,如有未尽事宜,应另补充修正。
第一三条 本作业程序承奉核准后实施,修正时亦同。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

美特斯邦威集团公司成都分公司

 

 

 

流 程 手 册

 

销 售 部

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

成 都 美 特 斯 邦 威 服 饰 有 限 责 任 公 司

销售部直营工作流程

直营工作分为陈列、内务、督导,主要是提供服务及协助、指导、督促店铺的工作。现将直营工作流程编制如下:

直营工作主要分为:人员管理、货品管理、货场管理、日常事务处理四大类:

一、有关店铺人员管理流程如下:

1、人员招聘工作流程

1)市场督导根据店铺人员需要向行政部提出招聘计划,由行政安排人员招聘工作。

2)行政部进行人员招聘首次面试

3)市场督导进行人员复试

4)行政部与市场督导共同商讨决定是否录用,录用人员由行政安排办理相关手续。

2、新员工到店实习工作流程

1)市场督导随时跟进店长是否按照《新进员工培训流程》进行培训操作并对其提出意见

2)实习期满后由该员工写一周实习总结交由店长批意见后再交市场督导签字确认转交行政部存档。由行政部把录用人员名单转数据管理员建立员工工号

3、新进员工培训流程(可参照《M/b商务操作手册之新进员工培训流程》)新招聘员工由行政部与销售部共同完成如下培训:

1)品牌历史及发展概况(发展历程、企业理念、发展目标)

2)店铺组织架构(人员架构)与基本制度(人事管理制度、店铺管理制度、货品管理制度)

3)产品基本知识、基础陈列及维护

4)岗位工作职责(店长、收银、仓库员、售后、导购)

5)形象篇(个人形象、店铺形象)

6)基础服务(服务七步骤、售后服务等)

4、员工转正工作流程:

1)员工试用期满三个月后由行政部发放员工转正晋级表;

2)员工在指定时间内写好工作总结交店长批意见后再交到销售部呈相关部门进一步交流考核;

5、员工辞职工作流程

1)了解到员工辞职的消息应及时主动找员工交流,找出员工辞职的真正原因。

2)如员工已经决定辞职。通知填写辞职申请书交店长批意见转片区督导确认后交销售主管确认后呈行政部最后确认。

3)销售主管应审核辞职员工是否有欠款(市场督导、店长负责)

4)待辞职手续办理完毕,人员招聘到位后由行政部通知店铺店长该员工离职时间。店长没有接到行政部的离职通知不能通知员工离职。

5)员工离职后由行政部通知数据管理员取消员工工号(销售部需跟进)

6、员工晋升工作流程

1)首先由市场督导向销售部主管提出晋升人员名单或由员工写自荐书交由直营主管或行政部进行初步审核

2)对该员工进行各项审查和考核

3)准备好该员工相关资料报行政部部进行商讨。

4)与行政部达成一致后发放员工晋级表(程序参照员工晋级流程)最后呈经理批示。

7、人员调动工作流程

1)根据公司需要进行人员调动,首先就此次调动目的确定调动人员名单

2)市场督导与被调动人员谈话听取意见确定后,由相关部门确定是否调动。

3)最后交行政部存档

 

二、日常工作流程

1、员工请假、调休工作流程

1)员工请假、调休需提前一天向店长提出书面申请,经批准方可请假。如请假时间超出三天需向部门主管提出申请。超出三天以上需分公司经理批准。具体操作参照《人事管理规章的通知》有关员工管理制度。

2)店长请假需提前一天向销售主管提出书面申请经批示后方可请假。超出三天需向分公司经理提出申请。具体操作参照《人事管理规章的通知》有关店长工作职责。

2、工装发放流程

1)工装由总公司提出发放工装明细。分公司可根据实际情况更改(但必须向分公司经理申请。经分公司经理同意后报总公司相关部门。审批后由市场督导负责制定每个店铺员工工装发放明细表和工装发放通知发财务、各大直营店铺。

2)工装发放店铺员工需签字确认已领用工装。店长把领用签字确认单上交市场督导审核,再由直营督导转交财务部一份。同时上交工装发放明细给数据打出库单。

3)后期补发新进员工工装店长需报销售主管审核经同意后方可发放。(本流程同上)有关导购工装发放流程管理参照《成美邦通字(200305号》文件。

3、商场员工入场、退场程序

1)人员确定

2)办理相关证件(健康证、上岗证、毕业证、身份证、就业证、暂住证、婚育证)

3)了解商场需办理证件及相关费用

4)向财务部借款

5)准备好相关证件在专柜开业前三天办好

6)办好证件后了解所交费用在员工辞职后如何退还(公司员工辞职如何办理退款手续参照员工管理资料)

7)员工退场时需向商场负责人报申请。经批准后办理退场手续。(退工号牌、押金等)具体事宜参照原入场手续办理要求。

4、加班申请工作流程

1)每周五前由各店长向销售主管上交加班申请单。经销售主管签字确后方可加班。如有特殊情况可电话通知主管。

2)次周上交上周末加班单给销售主管签字确认。确认后转交行政部月底计算加班费(加班单一式两份一份交行政部一份留店月末店长统计好与行政部核对是否有误)

5、打折管理工作流程

1)由公司统一发放的优惠券店铺见票可直接打折。由店长签字均可

2)公司相关关系户打折(如商场主管、税务、工商等)需电话通知销售主管、主管或分公司经理方可打折。

6、退货工作流程

退货包括顾客不满意退货、产品质量问题退货、店铺退货到配送中心等。

1)顾客购物后不满意要求退货:此时店长应该主动向顾客推荐顾客想要的款式,如顾客主意已定坚决要求退货,店长需电话通知片区督导讲明原因,在确认商品无损坏及吊牌完好后可考虑退货。次日把收银单交销售主管签字确认。

2)如因收银过程中因收银员的操作不当需要退单的需通知市场督导取得同意后方可退单。

3)如是产品本身质量问题在店长能够确认的基础上可考虑给顾客退货,退货操作程序参照第一条(如不能确认是质量问题店长可把货品先收回再上报销售主管确认,如还不能确认可根据事情的大小和影响度秉承顾客第一的原则考虑退、换货。但此事一定的上报销售主管和经理认可)。

4)根据货品情况如有考虑退仓货品,先由市场督导、或店铺上报所需退货。与计划分析进行商讨确认是否退货、退货时间等。货品准备好后由市场督导通知配送中心安排车辆退货。市场督导随时跟进退货进程及后期单据处理情况。

7、有关冲单工作流程:具体可参照《ERP系统冲单规范流程》

1)如因工作失误造成单据重入、店铺间调货实物与单据不符、仓库到货数量不符等情况,应该通知部门负责人。

2)填写情况说明和冲单申请交销售主管签字确认。再由经理签字确认数据接到冲单申请后进行冲单

8、有关促销活动工作流程

1)确定促销活动的内容,由市场督导,计划分析员讨论确定活动礼品数量,提交经理签字确认后以工作联系单的形式向总公司相关人员下单征订,同时确定其礼品的托运方式,发货、到货时间,将信息通知配送中心相关人员,跟进礼品的到仓情况,下单分发到店铺。

2)活动信息的发布:将活动信息以书面形式(即活动方案)统一传递到店铺,并将活动细则、注意事项口头解释,有必要时组织一次会议,通知各店。将活动信息提交相关部门(财务部)一份。

3)各类促销活动效果跟进:对各个时段的销售情况收集汇总分析,反馈给销售部,经理,总公司销售部相关人员。

4)活动开展需在当地制作宣传品由专职陈列员根据活动需要制订所需量报销售主管确认。由内务向总部相关部门提交宣传品制作申请。经批准后由专职陈列员跟进制作并分发各店铺。

9、直营店档案管理:促销活动方案、辅料明细、各类价格通知、公司发部门的各类文件、通知,工作联系单、各店(柜)开业联系式单及图纸存档、员工工号牌、店(柜)一周信息反馈表存档。

10、接收关于直属店(柜)日常维修的信息,经主管签字,行政部签字确认后交于电工维修,并跟进维修情况,直到解决为止。

11、各类申请,如:宣传品制作申请,促销活动申请,先提交书面申请,经公司领导批准后,提交上级领导部门审核批准,进行落实开展。

12、对行政部及总公司下发的相关信息进行传递下发。

13、汇总直营店客户投拆,并将处理结果进行反馈到总公司相关部门。

三、货品流通管理、货品保管、货品陈列工作流程

1、配货工作流程

1)新品上市首先由计划分析员根据货品的定位及货量进行首批配发(并作信息反馈)并跟进配发情况。

2)根据季节变化和货品、宣传品到仓时间由销售主管和计划分析员确定每季换季时间,由计划分析员下单配货市场督导工作人员跟进。货品到店后由市场督导与专职陈列员根据当季陈列培训对当季主题货品进行陈列。每次换季时的陈列由专长职陈列员对每个店铺进行首期设置再进行调场。每次新品上市由陈列员到店进行新品陈列。

3)后期补单由店铺店长、店助、仓库员负责。如遇特殊情况可由计划分析员、市场督导进行补单。但事都必需与相关店铺作信息反馈。

2、调拨货品工作流程

1)店长、计划分析员、市场督导根据货品分布、销售等情况提出货品调动意见,经市场督导、计划分析员讨论决定退货方式。由市场督导通知店铺货品如何调动。再由市场督导跟进货品调动完成情况及单据处理情况。

3、次品处理工作流程:

1)因店铺员工保管不当造成货品损坏影响销售,由相关责任人进行赔偿。

2)店铺货品保管不当又找不到相关责任人,此种情况月终盘存由全体员工赔偿店长按1.3比例赔偿.

3)顾客退回的次品属产品质量问题的统一退回配送中心.如果是已穿过的服饰则不退回配送中心月终盘存时由店长统一写情况说明附货品报市场督导再报主管签字确认正常报损.

四、市场督导每日工作流程:

1、跟进每日店铺数据上传的准确性、及时性。

2.货品到货信息,发布到各店铺并跟进配货。

3.对每日销售与上周同期销售数据进行对比分析,对升降幅度较大的店铺进行单店分析其原因。

4、对无电脑专柜每日进行销售录入,下单配货,并核实其配货数量与其销售、库存是否合理,进行正确下单。

5、到店检查相关工作、随时了解店铺情况

五、市场督导每周工作流程

1、周一查看负责片区的一周销售、库存、上周活动、现在配送中心存等。根据上周情况制定本周工作计划。

2、周二经营分析时总结分析上周工作情况,制定本周工作计划、活动计划。

3、周三店长会议。总结上周自己所负责片区的货品、人员、活动情况。告诉店长本周计划,并组织店长和其他片区店长进行交流和互动。到店检查周二晚大扫除完成情况。

3、每周三店长会议时收集专柜信息调查表、上周店长对员工的考核(由内务收集汇总)。周一做店铺(柜)与上周同期的销售对比分析,进销存分析、周二 “经营分析会议”对店铺一周整体销售进行概括总结。

3、下发每周《考核表》、《调查表》;并提供各店一份仓库正价与特价货品的库存表,指导其配货。对上周的《调查表》、收集统计,反馈给经理,销售主管、总公司市场部;统计各店的《考核表》,于每月初反馈给市场督导审核,再交由行政部作为员工工资核算因素之一。

4、周四到自己所负责的片区巡店检查、周三店长反馈的相关店铺货源、陈列、卫生、活动、跟进店长是否把本周工作目标认真执行?执行效果如何?跟进店铺问题是否都有相关人员去解决。再把所收集到的问题汇总找相关人员解决。

5、周五跟进本周末活动。店铺货源准备情况;活动准备情况及加班人员安排

6、周末到店协助销售。随时关注店铺销售情况。并做好协调工作

7、每周二、四、六抽时间到店参加晨会,

8、专职陈列员每周会根据陈列标准对店铺进行考核。专职陈列员的责任就是在日常工作中维护各自店铺的陈列情况,主要是店铺的清洁卫生;服饰的整洁与否;宣传品的张贴情况和陈列道具的维护;还有临时出现的一些陈列问题。再按照《成都直营店铺陈列考核奖惩制度》作出评比。以保证陈列维护的执行力度。据《成都直营店铺陈列标准》、《店铺陈列考核》、《成都直营店铺陈列考核奖惩制度》,定期对店铺作出形象考核。时间为一星期一次,一个月四次。每月集中评比一次,选出评比中的第一名和最后一名,对其作出激励。

9、专职陈列员每两周到直营店铺拍一次照片,把陈列状况反馈给陈列创意部。

六、直营管理每月工作流程

1、每月初提供各店铺(柜)总销售业绩,员工业绩,汇总至行政部核算工资。店铺员工考勤、加班单收集交行政部计算工资,跟进上月店铺差额(3号前完成)

2、根据上月各店员工销售、考核情况评选各店奖项(每月之星、微笑这星、勤奋之星等)15号前完成。15号前后由市场督导下店在开班会时发入奖品(“每月之星”每人100元现金,一本荣誉证书。其它奖项奖励品可根据情况而定,金额在50元内)具体评奖项目可根据当月实际情况制订下月评奖项目。

3、每月15号店铺员工工资发放,跟进工资发放后员工的反映

4、每月24号店铺低值易耗品盘存。25号店铺货品盘存。直营片区督导做好盘存后期工作跟进(盘存报表到位情况、差额核对情况)(内务负责通知店铺进行帐目核对)

5、协助拓展与商场结款(把本周与商场的有关活动增、降扣事宜,商场扣款等作反馈。

6、其它时间以店铺日常工作为主。跟进并处理相关事务,并防范一些不能和不该发生的事情发生。提升服务、提高管理、提升品牌形象。

7、 每月25日对由直营内务负责向行政部申报办公用品, 26日跟进店铺办公申报情况。

8、每月24日低值易耗品盘存,25日货品盘存,跟进各店铺盘存的差额,配合其到数据管理员进行帐目核对,于每月30日前完成差额对帐工作,提交直营主管确认。

9、每月30日前将本月专柜的销售与商场对帐,确保其准确性。

七、其它事务:

1、与商场交流工作流程

1)每周与商场负责人进行沟通了解我们在商场的销售排名情况、员工的工作情况等

2)如我公司有大型活动开展。由直营内务理好商函,由市场督导发函致各所辖商场。让其了解我公司活动主题及内容,再与商场负责人联系交流此次活动并商谈扣点。

3)把最后谈论结果向销售主管进行反馈最终决定活动是否进行

1、每季组织一次员工交流大会

2、有关店铺的管理职能、岗位工作职责、每日店长工作流程、新进员工店铺培训流程、店长每月备忘录、导购每日备忘录、新进员工公司统一培训流程、请检阅相关资料。

3、   跟进店铺每日盘点工作

4、   员工服务

5、   店铺活动费管理(店铺活动费不能随便使用,如需使用必须向销售主管报申请经同意方可使用)

6、每月店铺需交上个月员工请假、调休、罚款单明细。以便市场督导更好的把握跟进员工情况

7、每次大型活动开展前一晚需陈列协助调场。

八、新开店铺工作流程

1、了解所开店铺的面积、所处位置、店铺图纸设计等。

2、根据店铺面积大小、所处位置计划店铺所需人员。做《开业倒计时》

3、根据店铺图纸设计下单配发货架、辅料、灯具、宣传品及开业时活动策划(具体所需辅料、道具、灯具明细根据店铺设计决定)

4、协助行政部进行人员招聘(店长、收银、仓库员、售后、导购)培训

5、报开业所需办公用品给行政部准备。

6、根据《开业倒计时》随时跟进新店开业所需东西的准备情况是否能准时到位

7、开业前由陈列人员根据店铺情况作首期设置。开业时由陈列人员、市场营督导对店铺进行陈列。

8、专职陈列人员同时负责加盟片区的主题宣传品的处理相关工作流程如下:

1)加盟店铺的形象考核,主要是跟他们的宣传品金额返还挂钩。宣传品金额返还主要分为主题宣传品和促销活动宣传品。

2)《店铺形象考核跟进表》、《片区宣传用品使用初评表》、《店铺宣传用品考核计分标准》、《店铺形象考核计分标准》、《关于规范店铺形象照片的通知》和每季各AD反馈上来的店铺照片,进行店铺形象考核。考核合格者将返还店铺所承担的全部宣传品费用;考核不合格者,将采用以下的方式进行处理:

3)此期宣传品的费用全部由店铺承担。

4)对店铺给予相应的罚款。

5)从结果公布之日起每期的宣传品公司将不再给予免费赠送,由店铺按公司采购标准数量自行购买。

6)店铺派专人到公司参加宣传品的使用培训,费用自理。

B、促销活动的宣传品金额是无偿全额返给加盟商。

每季主题上市前会对根据当季陈列主题的要求和宣传品陈列规则,向总部征订宣传品。由专职陈列员统计好每店每柜的宣传品陈列量,交销售主管确认交经理最后确传总部。

九、每季陈列主题培训

陈列创意部,会在每季主题上市之前,对各分公司进行陈列和货品培训,包括分发培训所需的资料。

在专职陈列员接到培训及资料以后,根据主题上市时间对直营和加盟片区作出再培训,以求把信息传达到每个人。

1、确定培训时间和参加培训人员名单。

2、发培训通知。

3、整理培训资料(包括视听资料和文字资料)。备课

4、陈列培训。

5、考试。

6、批改试卷。

7、统计分数,写培训总结,把整次培训过程和结果反馈给陈列创意部培训科。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

销售部AD工作流程

 

一、新店开业工作流程

新店开业是在代理商签订美特斯邦威特许经营合同后,将需要销售部专职负责的AD人员进行系统筹划,使店铺正常开业和运转。在新店开业后,AD人员还需要对每天的运营情况进行系统的跟进并及时了解店铺的需求,对新开店铺进行相应的重点扶持。

二、内支援人员工作流程:

1、AD接到《新店开业工作联系单》后,核定道具清单,并根据店铺结构对店铺所需的辅料种类、数量进行设置,跟进其制作及发出情况; 

2、AD接到新店图纸和《开业工作联系单》后制定《开业倒计时工作表》并与代理商沟通开业前期的工作,确定开业时间和开业现场支援人员及开业相关事宜等。

3、《开业倒计时工作表》发加盟商、销售部、计划数据中心、 配送中心、拓展部、 系统维护人员、财务部 。

4、AD人员与计划数据中心策划新店开业活动方案,由加盟商确认后,设置宣传品等,发工作联系单至总部委托设计和制作。

5、AD人员根据图纸下单制作新店开业所需的平面宣传品并跟进其发出情况。

6、货品首期设置:根据与代理商沟通过的货品需求和市场状况等信息,结合当季货品结构按九位码详细设置,并根据所设置货品和货场图对该店进行陈列设计,由销售部主管核准,经加盟商确认后,下单至配送中心配发。如有配货差额,AD员需将差额数据附报告报销售部主管审批后,从直营店调拨。

7、接到加盟店印刷报刊的申请后,填写加印报纸广告的工作联系单,由销售部主管签字,传真至上海销售部委托办理。

8、与加盟商沟通店长、导购等人员的招聘工作,需在开业前十二天左右开始招聘,保证现场支援人员到达后有足够的人员参加面试。

9、在此期间要将货品等配发信息及时通知加盟商。

三、外支援人员工作流程

1、一般提前三天到达店铺现场,首先与加盟商进行沟通,对店铺所需的人数、店铺制度及薪资结构等问题进行明确。沟通后做好开业现场工作倒记时。

1、   对现场施工情况进行及时检查、跟进,确保装璜质量。

3、员工落实后即开展培训工作,培训内容见专卖店店长、导购培手册,并进行现场交流及最后考核、确定各岗位人员,包括店长、收银员、仓库员等。

4、根据店铺实际情况和加盟商沟通,协助加盟商建立一套完善的店铺管理制度。

5、现场装修完毕后对装修结果进行验收,如发现问题即进行现场调整。并对灯光、音响、空调等进行调试;

6、提醒加盟商购买日常用品、兑换零钞,做好开业准备。

7、组织所有员工协同加盟商对公司所发货物进行清点,包括道具、辅料、宣传品、货品等的核对,如完全正确,可让代理商现场确认;如反复清点后数目不符,可将情况即时反馈AD内支援人员,并进行及时调整。

8、对员工进行现场道具的讲解,并按照货品的陈列主题要求;带领员工进行货品陈列,在陈列过程中或陈列完毕后再将陈列思路、标准等对员工做进一步的讲解。

9、组织员工现场实习,强化优质服务和销售技巧,便于开业当天能忙而不乱的开展工作。

10、对开业当天各岗位责任人员的工作重点跟进,并鼓励大家熟练服务;鼓舞员工士气,争取完成当天指标。

备注:新店开业期间的各项配发工作由内务AD员操作,现场支援AD员需作好具体跟进工作,保持信息的畅通,并从全局出发规划隆重开业时氛围营造。

日常业务处理流程

作为AD业务员的工作职责是:保证公司和店铺的销售利益为前提、工作细化要有计划性和延续性并对日常事物的跟进和反馈,现针对日常事物的处理及涉及相关部门的工作流程如下:

一、店铺形象设计

加盟商提供准确数据―→分公司拓展部―→总部设计科―→分公司拓展部核阅——加盟商核阅―→完善设计―---→签定―----AD专管员    

注:形象设计科工作是完成店铺图纸

二、货品配发

1、货品配发:订单上传后,AD跟进各店销售报表到位、帐面余额等情况;配发后跟进配货差额。

2、退货:接到经营分析科通知知退货时间及要求后,AD科计算退货量―-→计划数据中心——AD将退货通知传真至加盟商——按退货标准进行退回总仓―-→经配送中心验收―--→入库 。

注:退货的时间基本是在季末进行的,核算退货量按先进先出法,货品入库按电脑现价,其中涉及到原价进的货品,后期由AD计算差价并由经营分析科核对后返还各店铺。

3、   调拨货品(AD):是在总仓无库存或特殊情况下进行店与店之间调拨

操作:需求方拿出需求量―-→销售部AD核实同意―-→调出方实际调拔明细―-→需求方实收并签名-----生效―—数据进行帐务处理。

4、冲单:错配冲单和通知执行时间差造成冲单:AD员打冲单报告―→领导签阅库―→数据管理员办理冲单―→跟进落实情况 。

5、道具退仓:店铺道具错配或多配的,申请报告―→领导签阅 ―→ 配送中心验收并办理退仓―→AD跟进落实情况。

6、   运输:货品的发放一般情况信息反馈仓库传真至销售部,AD员跟进,特殊情况如更改地址的、中转的由AD员通知配送中心托运组。

三、新品上市培训

AD申报支援计划---领导批阅——填报出差审批单——到达加盟店组织现场陈列培训——检查店铺实际情况、宣传品是否正确使用、店铺形象考核、货品在货场中表现——盘存准确——照片拍摄——沟通及处理方案----支援总结问题记录在案

 四、货品分析

1、   每日、周、月销售数据统计及分析——数据及建议反馈至加盟商——跟进加盟商落实情况

2、   每日订单跟进

3、   每周库存分析——制作《货品组织简表》——传真至加盟商——加盟商反馈信息——后期跟进落实情况

4、   新款配发:市场分类进行价格通知——订单跟进——配发、调拨跟进——陈列及推广指导——后期销售跟进并分析总结

五、促销活动

活动通知

计划数据中心工作流程

第一部分:系统分析

一、一周系统配销总结分析:

1、成都分公司销售收入分析:

主要是从本周销售收入(包括加盟配发和直营销售两大方面进行描述)、本月累计销售收入、本月销售收入指标完成情况进行分析,目的在于了解成都分公司近期整体经营状况、完成指标情况如何。如下表:

本月、本周销售收入简表

单位:件/万元

类别

本月累计

本周配销

加盟配发

直营销售

配销合计

本月指标

完成率

配发

销售

配销合计

数量

73633

74949

148582

590

93%

17767

20728

38495

金额

259.4

287.1

546.5

59.6

69.07

128.67

 

2、货品进销存分析:

关注加盟的配发情况,直营的销售情况,公司的库存情况(按类别、按款式)。分析出各类别货品的销存结构合理性,从类别上进行分析,分析出每类服饰占整个销售的比例,从而洞察目前的市场动态;分析出畅销款、滞销款、重点推广款,为公司下一期间的销售情况进行数量和金额上的预测,并结合下一期间所要影响销售的各种因素(市场前景、新老客户带来的成长/萎缩、天气因素、促销活动、产品结构变化、销售历史数据),在现有货品库存的基础上协助进行货品推广以及从总部配货建议。如下表:

各类商品销存状况表

单位:数量/件,金额/元

类别

配发

销售

本周配销合计

比重

系统库存

比重

库存

上周

本周

比重

上周

本周

比重

仓库

店铺

在途

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

男短袖圆领恤

6532

176337

4691

126905

28%

7499

188338

10230

253744

59%

14921

44%

44449

43%

24489

19730

230

男短袖衬衫

963

68257

359

25465

2%

470

43333

610

50789

4%

969

3%

8753

8%

5264

3489

男短袖翻领恤

333

16869

352

17941

2%

354

23082

310

22446

2%

662

2%

2937

3%

1567

1160

210

男薄水洗裤

1178

76998

151

10761

1%

223

24443

245

27503

1%

396

1%

3267

3%

1606

1661

男薄牛仔裤

10

822

33

2896

0%

59

7662

49

6285

0%

82

0%

693

1%

350

343

03夏男款小计

9016

339284

5586

183967

34%

8605

286858

11444

360766

66%

17030

50%

60099

58%

33276

26383

440

女短袖圆领恤

3294

89112

5344

159459

32%

3684

97514

4454

122831

26%

9798

29%

23244

22%

12940

9674

630

女短袖衬衫

183

8178

223

8658

1%

525

34481

418

28352

2%

641

2%

6443

6%

2295

3998

150

女薄水洗裤

1484

87457

506

26867

3%

422

30247

404

32310

2%

910

3%

4054

4%

2199

1855

女夏季裙子

446

22796

328

19874

2%

185

11461

135

11150

1%

463

1%

1700

2%

1029

671

女薄牛仔裤

41

3088

363

23281

2%

118

10776

70

7679

0%

433

1%

1533

1%

914

619

女短袖翻领恤

9

439

0%

40

2186

37

2625

0%

37

0%

131

0%

131

女夏季短裤

1797

90534

11%

12

928

0%

1809

5%

1741

2%

1358

203

180

女短袖毛衫

0%

12

580

5

292

0%

5

0%

16

0%

8

8

03夏女款小计

5457

211069

8561

328673

52%

4986

187245

5535

206167

32%

14096

41%

38862

38%

20743

17159

960

03夏配件小计

581

21243

2467

48549

15%

319

13744

440

19345

3%

2907

9%

4600

4%

3240

1360

夏装新款总计

15054

571596

16614

561190

94%

13910

487848

17419

586279

84%

34033

88%

103561

56%

57259

44902

1400

其它

77

1909

200

11924

1%

514

25461

372

16858

2%

572

1%

37962

20%

32945

5017

夏装特卖合计

3118

69931

953

22909

5%

3270

91691

2937

87517

14%

3890

10%

43871

24%

30184

13687

总计

18249

643436

17767

596023

100%

17694

605001

20728

690654

100%

38495

100%

185394

100%

120388

63606

1400

 

3、直营销售、库存分析:

A、一方面从整体业额的角度进行分析,落实到每一个单店,并找出上升和下降的原因,进而对本周的工作作出指导。另一方面从单位面积每天的营业额的角度进行对比分析,评估每家店铺的经营质量,以便于分公司其他部门相关同事对每家店铺经营效益的了解。B、从销售类别上进行分析,对直营的库存和后期组织货源进行建议。C、根据“二八原则”,对动销货品、滞销货品进行分析,动销货品按照前10名的销售、库存分别进行对照分析,并可供加盟店的货源组织提供意见;针对滞销商品进行推广建议。

 

直营销售对比

单位:数量/件,金额/元

店铺

上周

本周

上升幅度

每平方米日均营业额

销售数量

销售金额

销售数量

销售金额

数量

金额

成都春熙店

3448

155698

4418

172668

28%

11%

99

成都雪豹店

3946

151371

5188

171648

31%

13%

123

成都青年店

2270

68227

2940

80905

30%

19%

96

成都伊藤洋华堂专柜

1075

32200

842

26809

-22%

-17%

77

成都华联专柜

1032

31353

282

9978

-73%

-68%

36

成都百货大楼专柜

953

25921

803

21562

-16%

-17%

81

成都王府井专柜

561

23523

589

25928

5%

10%

46

成都锦绣店

438

18290

890

30227

103%

65%

90

成都抚琴店

393

14579

302

13935

-23%

-4%

33

成都北京华联专柜

321

13414

306

11588

-5%

-14%

44

成都红星店

393

12113

358

11443

-9%

-6%

20

成都武侯专柜

219

10919

170

8483

-22%

-22%

32

成都摩尔百盛专柜

208

6069

131

3635

-37%

-40%

13

直营销售合计

15257

563675

17219

588809

13%

4%

78

 

销售排名:正品

销售排名

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

商品码

111406

111640

111409

111641

111410

111638

111407

112548

111421

111652

销售数量

4908

1854

300

281

249

241

239

229

228

189

成都库存

14263

4618

6665

2146

1907

1576

1819

1067

3064

3974

 

销售排名:特卖品

销售排名

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

商品码

111601

111575

111602

111604

111574

111603

111625

111620

111630

111631

销售数量

354

199

192

172

171

169

157

101

96

87

成都库存

4872

1443

727

2374

1253

1486

1814

1124

126

397

4、加盟配发、销售、库存分析:

A、从系统加盟店本周的配发和上周的配发进行对比分析,提出上升或者下降的走势。并从数据上和AD同事那里获取其它的原因,以便于后期的重点跟进。B、针对单款货品的配发和销售进行排名,以便于AD同事对整体货品动销概念的了解;同时能够为货源组织(向总部定货方面)提供有利的数据支持。C、将销售和加盟店的现有库存进行对比分析,提出配货建议、推广建议。D、对新品上市加盟市场配发力度、主款商品的覆盖率进行说明。

加盟销售

店铺

上周

本周

上升幅度

销售数量

销售金额

销售数量

销售金额

数量

金额

四川绵阳

517

29751

949

39931

84%

34%

四川青神店

398

15275

1163

37393

192%

145%

四川双流

509

25366

991

37122

95%

46%

四川南充

524

28576

722

34002

38%

19%

四川乐山

498

26611

517

28542

4%

7%

四川简阳店

317

17665

478

22649

51%

28%

四川都江堰

438

21718

420

21811

-4%

0%

四川内江

433

23666

377

20412

-13%

-14%

四川德阳

379

19852

380

20381

0%

3%

四川彭州

396

19266

416

19944

5%

4%

四川广汉

323

20593

355

19660

10%

-5%

销售前十名合计

4732

248338

6768

301847

43%

22%

合计

13246

710272

15154

743802

14%

5%

配发排名

配发排名

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

商品码

111422

111420

153074

153789

111406

111648

121538

111641

111410

111640

配发数量

1622

1216

1062

1022

975

874

855

835

721

713

成都库存

968

1046

1366

632

14263

1267

961

2146

1907

4618

二、商品分析:

将商品的销售、配发、库存进行分析,了解货品运作现状、货品销售走势,提出后期货品运作计划(包括组织货源、促销、调拨等)。

将连续几周加盟店铺的配发和直营销售(明细到规格、款式、类别)进行对比分析,结合现有配送中心、店铺库存、在途库存等进行对照,并对后期的配发和销售进行预估,确定现有成都分公司货品的库存状况是否合理。然后进行调整。(详见附表8

三、促销活动开展分析以及活动效果评估分析:

1、从提升销售额的角度、解决成都分公司货品压力的角度和本部门以及直营督导、加盟共同讨论店铺的促销活动开展情况(直接、间接调价)。待方案得到确认后,跟进店铺的货品、陈列等方面。

2、根据集团公司的活动策划建议,和销售部同事进行讨论活动的可行性。(其它同1)。

3、对活动的效果进行评估。从销售数量、销售金额、毛利等方面进行评估。开展成功的活动往后进行借鉴;不成功的原因进行总结,以便于往后开展促销活动更加有效。如下表:

春熙、雪豹、锦绣周末女装7折活动评估

类别

上周(5.16-5.18

本周(5.23-5.25

增长幅度

销售数量

销售金额

销售数量

销售金额

销售数量

销售金额

男款03夏装

1489

85668

1594

92016

7%

7%

女款03夏装

890

51070

1673

79033

88%

55%

11406、11640

2553

48507

3753

71307

47%

47%

其它

609

24402

581

23912

-5%

-2%

合计

5541

209647

7601

266268

37%

27%

备注:整体毛利上升了7%。

 

类别

上周(5.16-5.18

本周(5.23-5.25

销售数量

销售金额

数量比重

金额比重

销售数量

销售金额

数量比重

金额比重

男款03夏装

1489

85668

63%

63%

1594

92016

49%

54%

女款03夏装

890

51070

37%

37%

1673

79033

51%

46%

合计

2379

136738

100%

100%

3267

171050

100%

100%

 

操作流程如下:

计划分析员召集直营、加盟陈列代表和本部门同事,将促销方案所涉内容和注意事项进行讨论和确定。===〉〉计划分析员准备货源,如果涉及到价格调整,还要进行下发通知。===〉〉活动结束后安排本部门同事对活动的效果进行评估。===〉〉并将结果上报领导和传递销售部其它同事。

 

四、货源组织(向总部订货):

货源组织到位的与否直接影响销售,为了更能完善成都分公司的货品运作,每日对成都分公司的库存进行分析,及时补充成都分公司的货源。具体如下:

1、针对主款、畅销款货品在总部有货品的情况下,做到配送中心的当季货品库存至少要保证2周加盟配发+直属销售的量,同时还要考虑货品销售增长的因素。

2、不能等出现仓库断货了才从总部订货,毕竟运输周期需要一周,一周的货品空缺会给公司带来很大的经济损失,同时也会导致加盟店铺对公司货品运做失去信心。

3、作好快速反映,在直营店铺销售很好的时候观察各类货品的动销状况。及时进行动销货品的货源补充。

4、及时获取加盟、直营一线销售人员市场销售信息。

5、监督直营、加盟货源组织。从成都分公司系统的角度考虑货品流向直营和加盟的合理性,必要的时候还要对货品进行分配。

货源组织简表

商品编码

总部库存

公司库存

大仓库存

加盟配发

加盟销售

直属销售

在途库存

订货数量

11140601044

560

94

0

45

66

281

0

200

11140601046

859

824

489

97

132

523

200

300

11140601048

2530

1118

605

127

104

691

200

400

11140601050

1563

825

316

73

63

551

120

300

11140601052

1306

98

0

19

27

248

200

100

……








 

五、月度、季度、年度计划和总结:

为了更有效地实行目标管理,对每月、每季、每年制定目标,并在实施的过程中进行自我评估和自我监督,并进行总结。

1、月度计划、总结:是对本月的工作做量化的安排,制定目标。目标在前一月末进行制定,中期进行过程评估,月末进行总结。内容包括本月资金回笼、促销活动、本月本部门工作安排和落实等等。

2、季度计划、总结:一方面是针对季度销售收入进行计划和总结;另一方面是针对春夏秋冬货品运作进行计划和总结。

3、年度计划、总结:制定下一年度的经营目标。

六、每季上市计划

为使新款货品的计划结构安排、上市节奏安排在销售部(加盟、直营、计划分析)内部更加清晰,以便相关同事工作的开展;且充分考虑市场的因素,使货源组织和货品上市更符合实际市场的需求。现将每季货品组织和上市安排的工作流程安排如下:

1、每季货品上市前半月,总部将当季货品生产的信息,包括商品信息、货期信息、上市计划信息等提供给成都分公司经理以及计划分析(具体内容见附表)。

2、计划分析在接受到信息后,拟定一份货源组织安排和上市节奏安排初步计划(具体内容见附表)。

3、计划分析召集直营组、加盟组,将公司今年生产的相关货品和上市安排信息以及计划分析拟定的成都分公司货源组织安排和直营、加盟上市安排(包括上市和上市商品)计划向直营组和加盟组进行讨论。

4、直营组和加盟组根据计划安排的货品结构(能否满足市场的需求)是否完善、上市时间是否合理等多方面进行详细的分析,提出各自的意见。

5、计划分析根据直营和加盟的意见反馈,进行整合,确定成都分公司当季货源组织和上市计划方案。

6、计划分析将确定好的方案提交经理、反馈给直营和加盟组并进行货品结构、上市安排培训;并上报一份总公司经营分析科备案,以便于后期的配发、上市的跟进,以及其他相关信息的传递。

7、计划分析和总部经营分析科保持紧密的联系,将上市前的货品及时准备到位。

8、如果实际市场情况和原计划发生的改变,计划分析后期要及时调整货源组织和上市时间安排,但是必须通过直营组和加盟组以及程总的确认。并将调整的方案上报总公司经营分析科进行备案。

9、货品上市的过程中,计划分析需要制定一份“上市跟进表”,目的是使销售部每位员工了解目前的上市状况,了解已经上市了那些款式,还有什么货品没有上市,计划下一批上市什么货品等。(具体格式见附表三)。更新“上市跟进表”的目的之一是达到销售部内部的信息共享,以便于销售部各位同事工作的开展;另一方面可以避免部分款式漏上、错上等。

七、上市前提前备货工作流程:

1、了解公司生产整盘货品(明细至款式):货品结构、货品款式特点、货品售价、定位等。

2、做好上述上市计划。

3、确定每款商品销售、配发比重,比重可参考往年的销售数据,同时参考公司本季做货的主辅款定位。(比重确定后,平均售价就可以确定了)

4、确定成都分公司新品总需求量。

5、确定货品的订购计划——首期订购30%-60%(春夏比重小、秋冬比重大;同时也会考虑铺场因素、仓容因素)

6、总部新品一到货,马上进行货品组织。

八、价格通知下发流程:

1、根据计划上市货品,提前2天拟定价格通知。

2、上市计划告诉直营、加盟督导。

3、确认价格通知,交分公司经理审核,确认。

4、盖章。

5、发数据管理员进行价格下发。

6、发各部门(销售部、配送中心、计划数据中心、财务部)。

九、组织培训:

1、每季新品上市培训:将确定的上市计划整理成培训教材===〉〉货品上市前召集加盟、直营、店长进行培训===〉〉培训结束对受训人员进行考核。

2、为提高加盟督导、直营督导或者店长的货品分析能力,不定期地对他们进行培训。

十、部门之间信息沟通和协调:

如:每天召集直营、加盟代表进行货源信息的传递,把问题进行解决;每天保持和总部联系,讨论货品情况、促销活动开展等;不定时地和其它分公司进行联系;保持和配送中心的紧密联系。

十一、历史数据的整理和数据库的建立:

每季结束,将加盟配发、直营销售的每款、每周数据进行整理,以便于来年参考(上市、促销等)。

第二部分:直营分析

一、直营店铺货品运作分析:

1、新品首次配发:

因为计划分析对每款新品的定位、库存等方面的信息了解很清楚,同时也考虑到直营各店铺、专柜面积等多方面的因素,首次下单由计划分析进行统一下单。

 

2、中期补货建议:

为了提高直营店长货品组织能力,中期的补货流程由店长根据各店的销存状况,以销定存、自行配发。但是,计划分析每周也会对每家直营店铺的销售和库存进行对比分析,从横向(各店之间)、纵向(预计后期销售)方面进行分析,发现货品不够,将需要补货的建议提供给直营督导或者店铺,让店铺进行及时的配发到位。尤其是针对节假日,销售很忙的时候,如果发现店铺货源预计不足,和督导或者店铺进行沟通,由我处进行及时的配发。

发现库存不合理===〉〉提出直营配发建议===〉〉信息传递直营督导(直营督导传递店铺)===〉〉跟进落实情况

3、调拨分析:

每周对直营店铺的库存进行对比分析,根据成都分公司不同时期对货品运作的思路,如:将断色断码的商品(仓库断货)进行集中调拨销售;有更多的新品上市时,考虑店铺款式增多不利于陈列对部分款式进行调拨或者退仓处理。同时,也对每款货品在不同店铺的销售进行对比分析,尽量做到货品的流通速度最快。

发现需要进行调拨处理===〉〉拟定调拨通知===〉〉传递直营督导===〉跟进落实。

4、库存合理化分析:

考虑到直营系统的特殊性(不需货款、无退货限制),所以,在店铺组织货品的同时又需要我们从整个分公司的运作思路上进行过程的监督和调整。单店总量的控制:一般要求做到单店的库存介于铺场量+3.5—7天日均销售。单款的控制:不能让店铺对单款货品进行屯货,阻碍货品的流通和理性;也不能让店铺出现单款货品不够销售的情况。结构的合理性:尽量让店铺做到销售结构和库存结构相一致。

5、货品信息传递:

A、时刻关注库存情况,将公司的库存结构、仓库单款货品(规格)现有“有”、“无”情况、后期货源补充情况、主推情况向直营督导和店长进行传递。以便于他们后期对货品的组织(如下“有效订货单”)。B、因为货品的定位、压力等因素,把货品的推广、主推情况向负责陈列的同事进行信息传递。

6、不定时地将直营上传订单进行审核。流程如下:

发现订货数量不合理===〉〉通知仓库===〉〉同时数据操作员撤单===〉〉给出合理的建议===〉〉信息传递直营督导或者店长===〉〉跟进落实情况

7、了解一线销售:

为了获取更多的销售动态,到店铺进行实地销售了解。一方面是竞争品牌的货品运作、主推情况、活动推广和效果等,取其成功之处为我们货品运作提供借鉴;另一方面,了解我们店铺每款货品的动销情况,以便于我们成都分公司的货源组织以及给其他店铺作为参考,同时及时发现店铺当时做的不够到位的情况,并进行调整。

二、货品组织监督分析:

从加盟配发和直营销售的角度,根据配送中心的货源情况是否能够满足往后1-2周的周转期,发现不合理的地方,及时将信息相向总部组织货源的同事进行意见反馈,并要求他将落实的情况回馈给我,以便于对直营和加盟店货源组织的建议。

三、其它:

1、监控仓库库存的准确性,定期参与每期盘点,查找盘点差异原因,共同制定改善方案,及时跟进其改善情况。

2、工具的维护和更新:包括提供加盟督导的单店货源组织工具、单店分析宏等。

第三部分:加盟分析

一、每日库存信息共享:

为了更好地建立共享机制,除了日常的交流会共享信息外,还要建立一个信息共享的平台。针对公司内部同事:将配送仓、店铺、在途库存信息以量化的形式在共享夹上进行公布,以利于各位同事的了解,方便工作的开展。针对直营店铺和加盟店铺:以每个规格“有”“无”的信息向他们进行传递,通过数据管理员下传给各店,以便与大家及时了解仓库的库存,下有效订货单。

二、加盟店货品运作分析:

每周一、周四分别对加盟店的配发销售进行分析。(周一分析的目的是将上周的销售进行总结分析;周四的目的是因为周末降至,从货品组织的角度提醒代理商需要进行货源的组织)

1、       周一一周分析内容:

主要内容包括从整体销售、配发、库存的角度分析加盟市场本周配发的合理性,和上周的对比情况,并且可以明细到每家店铺。从单款货品的配发、销售、库存进行分析,分析货品2周或者2周以上的销售走势,对代理商的配发进行引导;从单款动销角度,将加盟市场销售10大排名信息进行共享,同样引导货源不足的店铺进行货源补充,没有配发这些商品的店铺进行动销商品的配发。并从销售、库存角度说明店铺(可以是整个市场、单个店铺)货源是否充足。

2、       周四加盟店货品组织分析:主要从单店的销存对比的角度进行分析。

3、       新品上市加盟店的配发跟进。加盟店是否配发到位(区分大型市场、中型市场、小型市场,因为市场、店铺面积的差异决定了货品组织的不同)。主款、畅销款商品的覆盖率。如果加盟店铺配发不到位,将信息传递给所属AD负责同事,并跟进落实情况。

4、       调拨分析:从货品分布合理性的角度,提出加盟店的调拨建议。

三、重点加盟市场单店分析

针对分析中出现的问题对加盟市场引导,使其的经营状况能有提高并与公司的方针、政策保持一致。

目前开展分析的重点市场是绵阳市场、内江市场、南充市场和乐山市场。对这四个市场,每周提供一份《加盟市场分析周报》,同时与AD进行沟通,对周报中出现的问题提出建议,引导加盟商改进。同时,也让加盟店对《加盟市场分析周报》的落实情况进行落实反馈。

现今重心在于做好这四个重点店铺的分析周报,在此基础上,逐步扩展分析范围,将一些有影响力的B类店铺也纳入进来,而且也要将分析周期从一周扩展到一月、一季度,形成一个完善而全面的单店分析体系。

《加盟市场分析周报》具体内容见附表。

流程如下:

制作《加盟市场分析周报》===〉〉交所属AD同事并进行讨论===〉〉传真给代理商===〉〉代理商反馈信息。

四、货源组织监督分析:

货源如果不能及时供应加盟店,除了不能获取更好的经济效益外,还会时加盟店对公司的货品运作失去信息。所以要从加盟配发的角度,根据仓库的货源情况是否能够满足往后1-2周的周转期,发现不合理的地方,及时将信息向组织货源的同事进行意见反馈,并要求他将落实的情况进行回馈,以便于对加盟督导、代理商货源组织的建议。

五、每日配发销售分析:

每日配发分析的制作目的是及时地了解前一天的配发和销售动态,做好快速反应。具体内容见附表。

五、对新店开业加盟店的首期设置进行审核。新店开业货源组织是否合理直接影响店铺开业时的销售、影响消费者对我品牌的看法。如果发现AD科给店铺的首期设直不合理,将调整信息传递AD,并进行跟进。

六、加盟店退货的核算:

1、每季度根据总公司的规定,对特定货品进行退货核算。根据每家加盟店铺的退货率,进行单款退货量的测算,计算出可退货量;再根据加盟商的实际退货量对其进行补差核算,将补差额返还给加盟商;同时还要根据“不退货奖励政策”对不退货的店铺进行资金核算。

2、日常加盟店的次品补差核算、调价后的补差核算等。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

数据管理工作流程

一、             日直营门店和加盟店铺销售数据、订货单的导入和处理

1.          订货单和销售报表的导入:进入ERP管理系统---EDI数据交换平台---新老系统数据交换---并轨导入单据程序---选中要导入的单据---开始导入;此项操作必须是有“新老系统数据交换”权限的数据员才能执行,如整个分公司系统内全部使用的是新系统,不需执行此项操作。

2.          订货单导入完毕后,需对各店订货单进行处理:进入ERP管理系统---市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商订货单管理---下级代理商订货单查询管理---查询条件为:x年x月x日至查询当日,订货单进度为“已确认”的单据。查询出来以后,点开该订货单的明细,查看一下该订货单所订货品的款号和规格是否有误。如订货单有误,立即通知负责该店的销售部AD员对这张订单进行修改;如无误,直接对订货单进行“审批”处理。直营门店订货单可由订货门店和直营督导自行审批。

3.          订单审批后,要进行计划分配管理,再处理给仓库配货:进入ERP管理系统---仓储配送管理---计划分配---填制计划分配单---找到要分配单据开始分配(可按计划分配或按商品分配)---生成计划分配单;订货单的分配一般是按需配发,辅料和货品分开配发。

4.          出库处理:进入ERP管理系统---仓储配送管理---出库---填制出库单---新增一张,条件:出库仓库为“配送仓(辅料仓)”,再根据订货单选择出库方式,引用原始单据编号(计划分配单的编号);单据引用过来后再对该单据进行“保存”、“确认”处理,并“开始分拣装箱”;打印出分拣单,由仓库配货员拿去配货,再经过“扫描”、“封箱”,最后“出库”。

5.          出库单撤单和冲单处理:找到要冲或要撤的单据,点开明细直接在“功能”里面点击“冲单”或“撤单”;然后再在计划分配里面找到那张原始分配单,同样“撤单”,最后再把该订货单撤掉。如果该出库单的订货方已入库,则应先冲或先撤对应的入库单,再冲或撤出库单。

二、             仓出入库的办理:

a)          总仓入库:仓库收到总部发来货品或辅料,并清点完毕,确认无误后,才能办理仓库入库。进入ERP管理系统---仓储配送管理---入库---填制入库单---新增一张,入库条件:入库仓库为“配送仓(辅料仓)”,入库方式为“代理商订货入库”,引用原始单据(总部出库装箱单);单据引用过来后再对该单据进行“保存”、“确认”、“入库”处理。

b)         总仓出库:出库货品给总部的情况有正品、次品和辅料,出库方式有调拨出库和退回出库。进入ERP管理系统---仓储配送管理---出库---填制出库单---新增一张,出库仓库为配送仓、辅料仓或次品仓,再根据所出货品选择出库方式,引用原始单据(总部计划调配单或计划退货单);单据引用过来后再对该单据进行“保存”、“确认”、“出库”处理。

c)          总仓出入库单据的冲单和撤单处理:如总仓的出入库单据有误,我们只对该入库单和出库单进行冲单和撤单处理,不需找到原始单据撤单。冲单和撤单步骤同上。

 

三、             铺间调拨和退仓货品处理:

1.          直营店铺间的内部调拨:店铺间的内部调拨由发货方开据“内部调拨单”,一式三联单,收货方收货签字确认后,由发货方拿相应的底单来办理调拨手续。

进入ERP管理系统---仓储配送管理---仓库计划调拨---填制计划调拨单---新增一张调拨单---输入发货仓和收货仓、调拨商品明细、要求发货时间等内容,“保存”、“确认”“审批”完毕。再进入仓储配送管理---出库---填制出库单---办理调出仓库的出库;出库完成后,再进行入库,填制入库单---办理接收仓库的入库。调拨单的办理顺序为先出后入,注意调出和调入仓库的选择。

2.          直营店调加盟货品的手续办理:所调货品可以由直营店发给加盟店,但单据处理先由调出的直营店铺将货品退配送中心,再填制调入的加盟店铺的订货单,最后再由配送中心出库给调入的加盟店。

填制计划调拨单的步骤和店铺间的内部调拨一样,只是在接收仓库选择时是“配送仓”。最后还要填写一张加盟店的订货单,备注里注明是某直营店调入,再计划分配、正常出库。

3.          直营店铺的退仓货品处理:退仓货品先由配送中心收货验收后才能办理。直营店的退仓货品一律是按调拨回仓库处理。填写计划调拨单的方法同上,只是在接收仓库的选择上有所不同,出入库方法一样。

4.          加盟店铺间的调配处理:加盟店的调配单据流程同直营店一样,也要先退回仓库再发给调入加盟店。进入ERP管理系统---市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商退货(调配)管理---填制下级代理商退货单(调配单)---输入发货仓和接收仓等内容,“保存”、“确认”、“审批”;出库单由加盟店铺自行填制,当调出加盟店办理了出库后,配送仓就可以办理入库了,进入---仓储配送管理----入库---填制入库单;入库完毕后,还要办理调入加盟店的入库。进入市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商订货管理---填制订货单,再计划分配、出库。

5.          加盟店铺的次品退货处理:退次品时,次品仓负责人在收到次品后处理。进入ERP管理系统----市场销售管理----下级代理商管理----下级代理商退货管理----填制一张代理商的计划退货单,然后再进行退货处理。仓储配送管理---退货处理---填制退货商品暂收单---输入实收待处理次品数量---退货商品处理---输入实际次品数量;再办理该店的退货单,进入仓储配送管理---入库----填制入库单----入库方式为“下级代理商退货入库”,接收仓库为“次品仓”,“保存”、“确认”、“审批”入库。

6.          加盟店铺的正品退货处理:加盟店除了平时退次品外,只有季末才有正品退货。正品退货的处理必须要先核算该店的退货率才能办理。进入ERP管理系统---市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商退货管理---核算下级代理商可退货量---选择核算日期、商品和加盟店,核算完成后可以对该店的可退货量进行查询;退货量核算了以后才可以填制“下级代理商计划退货单”,退货品种为正品。然后配送仓负责人在收到该店所退货品并验收完毕后,办理退货手续。进入仓储配送管理---退货处理---退货商品暂收---退货商品处理,输入实际到货数量,进入仓储配送管理---入库---填制入库单---方式为“下级代理商退货入库”,接收仓库为配送仓,“保存”、“确认”、再“收货”。

7.          注意:所有的调拨和退货方式都是调出方先出库,调入方才入库;

 

四、             仓库货位搬移:

1.         如配送仓实行货位管理,在直接办理了配送仓的出入库或办理了有关配送仓的调拨单据时,应对出入库或调拨商品进行货位搬移。成都公司配送仓现货位分配为:001:男装区,002:女装区,003:配件区,888:发货区,999:收货区。

2.         货位搬移不一定在处理完一张单据时进行,可以处理一大批入库或出库后进行,但必须保证仓库库存的准确性和及时性,一天一次。具体处理方式如下:

进入仓储配送管理----货位搬移管理----货位存放商品明细查询,把不在正常货位上的商品查询出来,也就是在888发货区和999收货区上的商品然后在根据货位填制货位搬移单,填制货位搬移单----新增一张----选择移出货位和移入货位---保存---确认----执行。

3.         888发货区货位上的商品一般为负数,应由001、002或003货位上商品移入,999收货区货位上的商品一般为正数,应由收货区货位上移出到001、002或003货位上。每天必须保证888发货区和999收货区货位上商品数量为0。

 

五、             仓库月末盘存调整:

1.        盘存前首先要确定仓库当月的盘点日期,办理完仓库当月截止到盘点日期前的出入库手续;直营店铺盘存要保证盘点当天的销售报表已经汇总完毕,并上传。

2.        进入ERP管理系统---仓储配送管理---盘点账务管理---生成盘点表,选择盘存仓库或店铺,生成的盘点表日期就是盘存日期。

3.        实物盘点完毕后进入仓储配送管理---盘点账务管理---填制盘存清单---新增一张---引用生成的盘点表---输入实盘数量、保存、确认;

4.        输入完毕后进入仓储配送管理---盘点账务管理---盘点账务调整管理---把输入的盘点表查询出来,汇总,确认表上显示的实盘数量、账面数量和差额数量。如生成盘点表后仓库还有盘存前的出入库,可“重新计算应存数”,再汇总。如差额确认无误后可对该盘点表进行“确认”、“审批过账”。审批过账后该盘点表不能再做修改,同时所调整的盘点仓库库存也被调整为实盘数量,整个盘存操作完毕。

5.        如盘点表审批过账后发现实盘数量有误,可再生成一张盘点表,重新输入正确的盘存数量,再做调整。

 

六、             财务成本维护:

1.         月中成本核算:月中的成本核算一般是有新款到货或退仓货品时才进行的,一般是临时核算。进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本核算---选择成本组、起始日期、商品码和核算类型“临时核算”;成本核算完毕后可以对单位成本进行查询,出入库单据和商品进出存报表的成本不会发生变化。

2.         月末成本核算:月末成本核算是在本月盘存调整过后进行的正式成本核算。月末确定本月出入库手续和盘存调整已做后才能进行。进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本核算---选择成本组、起始日期、商品码和核算类型“正式核算”;

3.         成本结转:月末正式核算成本后要进行成本结转。进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本结转---确定成本结转日期,开始结转。成本结转成功后系统自动封账,也就是结转当月不能再有进出发生。成本结转完毕后可在商品进出存报表中查询当月期初成本和结存成本。

4.         成本结转撤消:如成本结转后还要办理结转当月的出入库,可以成本结转撤消后再办理。进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本结转撤消---确定成本结转撤消日期,开始撤消。出入库办理完毕后,再重新核算成本,重新结转。

5.         注意:成本核算时无论是正式核算还是临时核算,选择的核算精度为:货品“1”是款号,辅料“9”是规格。

 

七、             商品零售价和结算价格维护:

1.         直营门店和加盟店铺零售价格维护:进入ERP管理系统---价格管理---市场零售价格管理---下级代理商市场零售价格管理---填制下级代理商市场零售价格单---选择公布日期、执行日期、价格范围和商品明细,“保存”、“确认”、“审批”、“执行”,直营店和加盟店的零售价都是“指定价格”,除非有特殊说明。

2.         加盟店铺结算价格维护:进入ERP管理系统---价格管理---标准结算价格管理---下级代理商标准结算价格管理---填制下级代理商标准结算价格单---选择公布日期、执行日期、价格范围和商品明细,“保存”、“确认”、“审批”、“执行”,加盟店的结算价一般都是“合同折率”,除非有特殊说明。

 

八、             新店开业和各店铺档案维护:

1.          新店开业:接到新店开业通知单后,上传一份给总公司数据科,由他们把开业店铺的基本要素设好,如:店号、合同折率、退货率、开业时间等。

2.          基本设置完毕后,要导入店铺的初始价格套。进入ERP管理系统---价格管理---市场零售价格管理---下级代理商市场零售价格管理---填制下级代理商市场零售价格单,商品明细和价格由其他加盟店导入即可。结算价格操作同样如此。

3.          有关加盟店或直营店铺的基本信息的变化,在ERP系统里面也要作相应的修改。加盟店基本信息的修改:进入ERP管理系统---客户关系管理---下级代理商关系管理---找到要修改的加盟店,修改完成后“保存”退出。直营店基本信息的修改:进入ERP管理系统---市场销售管理---下属直营门店管理---下属直营门店档案管理---找到要修改的门店,修改完毕后“保存”退出。

 

 

配送中心工作流程

 

组织与职能

1、组织图

流程图: 可选过程: 经 理 


                               

配送中心副主管

票务组组长

配货组组长

总核组组长

处理组组长

车队队长

开单员/扫描员

处理员/次品员

配送员/辅料员

总核员/托运员

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


2、职能描述

2.1配送中心职能描述

    配送中心:负责成都公司所辖区域服饰商品、辅料商品验收、配发、保管过程的运作与管理,负责中心内部日常的人事、行政管理。

配送中心副主管:上对经理负责,下辖开单、扫描、仓储、总核、托运、处理、车队.各组.组长。

配送中心副主管:上对经理负责.下辖开单、扫描、仓储、总核、托运、处理、车队.各组.组长。

开单组职能描述

2.2开单组:负责计划开单、打印(计划单),出入库登帐(出/入库单由数据科开)及相关工作记录。

开单组组长:上对物流中心主管负责,下辖本组各开单员

2.3仓储组职能描述

    仓储组:负责服饰商品上架、配发,库区整理、摆设与日常管理。

    仓储组组长:上对物流中心主管负责,下辖本组各开单员

2.4扫描组职能描述

     扫描组:负责商品出库扫描,装箱开单、找印(装箱单)。

     扫描组组长:上对物流中心主管负责,下辖本组各扫描员

2.5总核组职能描述

   总核组:负责出入库商品的复核(点数)、装箱、抄写反馈表、封箱及包装(缝包、打包、抄写店名)。

   总核组组长:上对配送中心副主管负责,下辖本组各总核员。

2.6托运组职能描述

   托运组:负责出库(配发出席库、调拨出库、退回总仓出席库)商品的托运、送货,入库(订货入库、调拨入库、专卖店退回入库)商品的提货、收货。

  托运组组长:上对配送中心副主管负责,下辖本组各托运员

2.7处理组:负责商品收发、整理与日常管理;退货商品的办理、(清洗)、检验;记录。

  处理组组长:上对配送中心副主管负责,下辖本组各处理员

2.8车队职能描述

车队:负责商品运送与行政用车

车队队长:上对中心主管负责,下辖本队各司机

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

配送中心工作流程

一、接单员

1、接单:分拣单应做好记录或登记,并及时进行凭证号的核对;送单要到位且做好指示牌的划分(兼托运反馈表的核对)

  2、保持口令的唯一,接收分拣单------将分拣单的凭证号记录在分拣单登记表上------分拣单送至对应的配送组------按分拣单配发的店分配指示牌------定时核对所接收的分拣单。

3、接托运反馈总表与致各店信息反馈表------两表核对店名、件数------差异的由托运员核准;无差异的装订后分别传递销售部AD员存档保管------仍未核准的报上级处理。

二、分拣员

1、       接分拣单并准确配发,规范填单(配一规格填一项,每行有小计,每页有合计,分拣人要签字)同时库区与货区的清理和库区整理与调整维护------区分配发各店(出库单号,店名写在箱盖内侧),及时将配完的店发送至扫描区并根据指示牌所示整齐摆好所配的各箱货品。

2、       库区整理及摆设标准

①库区摆设:箱箱叠放要正立、每箱外条码要一致、坚排规格要一致、箱内数量要一致、两款之间要注名。

②上架:散装品种及不统一装箱量应优先上架,配发后的补货上架应从库区外面依次往里来取货,如竖排一规格已空,应及时把整排货作出整理,以利于合理利用库容

三、扫描

1、配送人员按指示的店名整齐摆放货品;将到齐的店的计划单收集后交开单员才按实物进行扫描装箱(装箱不能超出箱高);装箱要保持箱内货品款、色的次序即色色集中;如发生装箱出现差错作出调整时应在取回装箱单后速大该箱注名相应的标识并及时将此处理妥善;每家店应集中由一人单独扫描如配量较大的店可按配发楼层分批独立进行扫描。

2、扫描与上指示牌并督促配送员整齐摆放------收齐计划单交开单员后进行实物扫描,保证每色每规格需经扫描器扫描------分款分色分规格装箱并打印装单粘贴在箱盖内侧------完成一家店后通知开单员核对,如有差错应在被调整的箱盖外侧注名△以进一步核准并将属配送员差错记录在〈差错登记表〉上,将准确出库货品调整到位------被确认无误后更换指示牌开始下一家扫描。

四、总核组复核与装箱:

1、总核与装箱:根据装箱单的量进行货量清点,核对准确(实物量与装箱量相符,如有注名标识的应重新核准)后于装箱单上签名连装箱单一起封在箱外;当扫描人员将货扫出来,总核人员必须把已扫出来的货立即按次序整齐地排列;装箱应分款、分色、分规格,每箱货物要装紧(如箱过大应选择相应大小的箱子、如不足量的应把箱子折叠紧后再封箱),破损的箱子一律不得用于装货

2、反馈表:据出库单的总量与各箱的总量的一致后将出库单装在箱内(黑联留底,红联交托运人员:托运时根据反馈表的件数将货物托运出库,并将有关托运内容写在反馈表相应的格式里)才进行下一步操作(反馈表的抄写应按照其规定要求填:随货发时有辅料及不能发退的货和宣传品及细小的如名片、员工牌、帐卡等应在反馈表上注明,同时辅料出库单粘贴在反馈表上;反馈表填写字迹清晰、工整,注名复核时间,列清箱数与件数);辅料还应将实物量与出库单加以核对

3、封箱:要:“紧”胶带要粘紧,竖着封三道(两边各一道,中间一道)、横着封一道

4、包装:套纺织袋应用相应的规格套紧(写上店名),如两箱套一袋时应选用一箱子要一致;辅料之易碎品须用木箱包装

5、写店名:字迹要清晰,端正(保持地址本的整洁与保管,不得在地址本上乱涂、乱画,如接有地址修改通知应及时上报指定人员进行修改入册)

6、接扫描后附有装箱单的货品------清点实物与装箱单量核对------无误封箱中间一道并将装箱单签字后粘贴在箱外------抄写〈致各店发货信息表〉与接出库单核准------信息表须注名复核时间与各类详细物品及量------出现表单不符或注有△须将数量重新加以确认与反馈(开单与扫描)------无误后将装箱单放入箱内并封箱与套编织袋、注名店名------缝包与打包,抄写地址并整齐将各件货品堆放托运存放区------将〈致各店发货信息表〉存用与交送托运员。

五、出库

1、接扫描员通知引用装箱单并进行款、色、规格的逐一核准、确认才打印出库单,同时做好出库单凭证的登记与传递;如核对出现差异应待扫描员调整完毕后才打印出库单,但已发出库的应及时反馈到相应部门并落实解决方法;每家店应集中办理出库如配量较大的店可按配发楼层分批独立办理出库

2、接扫描员递交的计划单------接通知引用装箱单进行核对:款、色、规格------核对出现差错------计划单与实物不符属配送员差错、装箱单与实物不符属扫描员差错------协作调整到位与差错记录------核对确信无误后打印出库单------在〈结算单登记表〉上记录凭证号并按票据的规定要求传递。

六、入库

加盟店入库:

1、加盟店正次入品库:接整理仓退货单按先到先退的原则------填制下级代理商退货单------待退货方出货后(进度为已发货)再进行退货处理①填制正、次品退货暂收数量(退货商品暂收数量不能大于退货单数量)②填制正次品处理接收数量------入库(下级代理商退货入库)

2、;辅料入库:接整理仓退货单按先到先退的原则------填制下级代理商调配单(辅料)------待退货方出货后(进度为已发货)入库(下级代理商调回入库)

3、       公司要求加盟商退货入库:接整理仓退货单按先到先退的原则-----填制下级代理商调配单(正品)------待退货方出货后(进度为已发货)入库(下级代理商调回入库)

4、直营店入库:

填制仓库计划调拨单------为退货方出库到成都仓库(正、次品仓)------入库(调拨入库

七、冲单

接完整的审批手续------查询对应单据进行冲单------做下凭证记录与票据传递。

八、送货

核准实物与出库单量------装货送往目的地-----经收货方核收、签字-----差异的(串)报经办人确认由其主管依具体情况处理------将财务联与仓库联分别交开单员与总核留底。

九、托运员

1、     托运:

接〈致各店发货信息表〉合理安排托运线路与时间------托运货物办理托运手续或〈货物委托运输单〉------通知销售部AD员但特急货物可立即与加盟商直接联系并商洽具体方法------在信息表记录托运的内容(运费、托运部或车牌号等)------填制〈垫付运费结算单〉报主管审核经总经理审批报帐、汇总已托运单位填制〈托运信息反馈总表〉报接单员核对。

2、托运组作业标准:

①          接<<致各店发货信息表>>,核对数量、收货人、收货地址,装车运止对应的托运部;表货要同行并于表填写各项规定内容

②          办理托运手续做好货物的交接(代开委托运输单或核收托运部开具的运单)

③          单据的内部交接:空运或火车运输的货物在办理运输手续后应及时将空运号与运单报送销售部相应的AD员。

④          费用申报:票据要齐备、完整(原件或复印件),内容要详尽。

⑤          出现运输问题(未及时到货、损坏等),须主动反馈并作出后期处理与跟踪,直至处理完毕与收货人确认已收货。

⑥          对已发生货物损失赔偿的承运单位要避免再次委托运输,应改选其它承运单位,除加盟商自行规定或该线路的唯一性外。

⑦          运输单位的选择:除加腽商指定或已规定的托运的托运线路外,所选择的承运单位应具有运费低、运输期有保障、货物运输安全三方面的综合结合来选择。

3、接货

接退货通知或运单或其他部门转交的物品------接货并办理手续------接货时出现破损、潮湿等应及时反馈AD员商讨处理方法并具体处理(清点、赔偿等)------回仓在〈物品出入登记表〉记录与作出货物退处仓。

十、司机

接上级指派执行出车与送货任务------填写〈出车登记表〉协作用车人(看货、装卸货等)------安全行驶与停放------车辆保养与清理,出现问题报主管处理。

十一、退货员

1、       接货核收件数与登记〈物品出入登记表〉与货物交接------存入待处理存放区登记〈入库登记表〉------接计划退货单进行实物验收并填制〈退货验收反馈表〉交AD员①合格的进行五位码分类------设立装箱单封箱后存入待整理存放区登入帐卡------②脏,污损品填制装箱单送交总核组随货退回并办理交接③输入装箱单送交票务组开单员办理入库。

2、       处理组操作标准

①接单、接货:接AD科开具的计划退货或调拨单并做记录:托运员接回退货的明细清单(店名、件数)与货物核对并整齐堆放在退货存放且做好帐卡登记

②退库:在退货存放区取一家专卖店发货并在帐卡上做好登记

A、退货:在退货区全面清点各箱总量与专卖店装箱量是否相符,如出现短少或多的应以书面形式通知AD科相应专管人员;如相符应按计划退货单来核收具体每个品种

B、验货:按货物验收标准进行逐一验收,如出现污损品应具体判断其可否清洗来处理(可清洗的按清洗费标准填写意见单反馈AD科相应专管人员报专卖店同意后归入待清洗区;不清洗的归入退回专卖店存放区):如超出计划退货量可直退回专卖店并归入退回专卖店放区但须与退回专卖店的污损品加以区分

③处理:

A、按计划实退量办理入库装箱单后交票务组开个入库单;

B、将商品按五位码时行分类装箱,准确填写与粘贴装箱单,归入待整理存放区按季节上货的次序分类整齐摆放并按规定登妥帐卡;

C、      标或不清洗需退回专卖店的应在箱内设立明细装箱半单,在箱外填写总件数,将商品运交总核组随货发往专卖店

D、货的全过程应汇总后登记在退货跟踪上(实退量、污损量----清洗量或退回量、超标量等),易于查询;

十二、整理员

1、     整理

所退货品的及时整理包装:折叠整齐、包装袋与服饰规格一致、挂牌齐备准确------产生装箱单调拨对应配送组(同色同规格要集中)并将此单报票务组转帐。

A、整理:

a、提取待整理存放区货品并做好帐卡记录,同时清点与核对箱量

b、根据服饰销售的季节性,及时整理相对应的商品以迎合当季销售;

c、整理应根据不同服饰、不同规格采用对应包装袋包装(更换);折叠要整齐(采用标准的折叠板),挂牌要标准齐全(无条码涂改、无粘贴价格等);及时处理杂碎品;包装的货品要清洁

d、做好分类与集中:包装区内设立分类箱,包装后按九位码分类与集中,易于装箱;

e、保持工作场地的整洁、有序;包装过程要认真、细致;包装所涉及的用具排列有序。

B、装箱

①          要按一色、一码或一色、多码装箱

②          仔细清点、核对、准确填制装箱单(一联粘贴箱外、一联存根),根据配送仓货品分布情况做好不同仓的分立装箱

③          整齐堆放与待调拨存放区

C、调拨:输入装箱单随货调拨到配送仓后交票务科开票转帐,在此之间要准确做好交接(即运输时准确填写委托运输单)

十三、次品检验员

接货与进行入库登记------质量检验并出具〈质量检验单〉质量问题的------属厂家的要退回总部次品仓。

A、接收:核对接收数量与品种(退货单)、做好登记

B、验收:根据货品验收标准进行验收并填制质量检验意见单

C、处理

①          检验不属质量问题的

做好记录并将货品返回至运输科总核组随同其货发往相应的专卖店

②          检验属质量问题的:按厂家代码及结合商品五位码准确进行分类存放

a:可退厂家的要及时整理及时退厂:拟定退货审批书报计划中心生产计划科经相关领导批准接受后方可退出(直接退回至厂家)并有清晰的记录(其它退货也采取此方式进行)

b:不可退厂家的:要不定期的整理装箱、隔离存放与帐卡登记

A、        帐物:退货时要单随货行,即准确录入装箱单随货交至运输科与票务分别进行出库与托运

B、        其它

①          报废:将次品根据可恢复原功能或原属性加以划分,可修补恢复的修补后转为正品,不能的按报废程序处理

②          卫生:及时处理杂碎物品,保持场地整洁

③          摆放:根据入库后处理的三种类型划分整齐摆列

C、        服饰常出现质量问题的几类现象

①          毛衫类:脱线、起球、退色、变形、袖子长短(大小)、色斑、缩水、跳纱、稀纱等(人为造成的挂纱、断纱,纱质教紧、毛头教长)

②          茄克类:拉链坏、涂层脱落、面料布次、缝位太少而滑边、袖子扭曲、橡胶段等

③          T恤类:退色、断纱、变形、袖子长短(大小)、缝位太而滑边、缩水、标签绣么等

④  棉褛类:接链坏、面料布次、棉不均匀、羽不均匀、缝位太少而滑边、袖口松紧做反、里袖扭曲、面料划痕、破洞等(人为造成的破洞口边多毛头、不整齐等)

⑤  包类:拉链坏、缝位太少而滑边、包袋子做反、脱线、破洞等

⑥  皮带类:皮质脱层、变质、易破裂、变形、皮带头坏、生锈等

⑦  帽子类:缝位太少而滑边、活动扣坏、滑针、破洞等

十四、库存跟踪

1、商投诉查询(装箱单、反馈表、计划单、当事人、相关记录、盘点)处理。

货物库存的核查(帐卡的规范、库存的抽查)。

2、出库货品的抽捡,有关制度与改进措施、标准的督促。

3、考核项目的评定及资料的收集、汇总。

4、店地址册的修改、整理、保管;接书面修改通知,进行修改核对;经打印后粘贴在所修改处并做好原稿的存档;如需对地址册进行更换应在新版本确认后加以更换并回收原地址册存档;地址册要保持其内容的齐备、准确、修改与更换的及时。

十五、流程

投拆查询------计划单与装箱单查询------信息表查询------库存查询------编写〈投拆意见处理表〉并报相应主管签署意见后反馈对应部门------处罚------差错事宜收集------根据制度开具〈员工过失处罚单〉------收取罚金并公布详况------评优------根据量化统计结果加以评分------评定后报主管确认------报部门主管与总经理确认。

 

 

 

安东尼罗宾

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  |   只看他 2楼
真够细的啊。厉害
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http://www.0663yt.com/ 水泥砖机
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